Privacyverklaring

Heroes Refurbished, gevestigd in Dinteloord, is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens (verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG). Wij kopen gebruikte racefietsen in, inspecteren en servicen ze, en verkopen ze met garantie. Verkoop gebeurt alleen op afspraak.

• Plaats: Dinteloord
• Contact over privacy: info@heroesrefurbished.nl

We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (FG) aangesteld, omdat dit voor ons niet verplicht is. Voor al je privacyvragen kun je bij bovenstaand contact terecht.

Hieronder zie je per situatie welke gegevens we verwerken, met welk doel en op welke juridische grondslag.

We vragen of bewaren geen kopie van je legitimatiebewijs, en ook geen documentnummer. Als je een fiets aan ons verkoopt, kan het voorkomen dat we je vragen om je verhaal over de herkomst van de fiets toe te lichten. Dat staat dan niet gekoppeld aan identiteitsdocumenten.

We verwerken geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gegevens over je gezondheid), en we vragen daar ook niet naar. Lichaamsmaten zoals lengte en binnenbeenlengte gebruiken we alleen om de juiste framemaat te adviseren.

Onze website en diensten zijn niet bedoeld voor kinderen onder de 16 jaar. Als je jonger bent dan 16, vraag dan een ouder of voogd om de afspraak voor je te maken. Merken we dat we gegevens van een kind hebben ontvangen zonder toestemming van de ouder, dan verwijderen we die.

Als je een fiets aanbiedt, vragen we om 4 tot 8 foto's, waaronder het framenummer, de aandrijving en de voorvork. Deze foto's gebruiken we alleen om je fiets te beoordelen. Ze zijn niet openbaar en alleen zichtbaar voor ingelogde medewerkers. Zorg dat er geen personen of gevoelige zaken op staan, zoals een huisnummerbord of identiteitsbewijs.

Als wij een fiets kopen, maken we eigen foto's voor de verkoop. Daarop staan nooit personen of persoonsgegevens.

We gebruiken kunstmatige intelligentie (AI) van Anthropic voor twee dingen: (1) een indicatieve bodrange bij het inzenden van een fiets, en (2) hulp bij het schrijven van advertentieteksten en het beoordelen van advertenties door onze eigen medewerkers.

Voor de bodrange sturen we alleen de gegevens van de fiets mee (merk, model, bouwjaar, framemaat, materiaal, groepset, gebruik en of er schade is). We sturen je naam, e-mailadres en telefoonnummer niet mee. De bodrange is een indicatie. Het definitieve bod wordt altijd door een mens bepaald na inspectie, dus er is geen sprake van een beslissing die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking is gebaseerd.

Anthropic gebruikt de gegevens die via de API worden verstuurd volgens hun voorwaarden niet om hun modellen mee te trainen. Zie de privacyinformatie van Anthropic voor details.

We gebruiken op de publieke website geen tracking-, analyse- of advertentiecookies. Daarom hoef je geen cookiebanner te accepteren. Er is alleen een functionele cookie voor medewerkers die inloggen op de beheeromgeving. Die cookie is noodzakelijk, bevat geen tracking en verloopt na 12 uur.

Als we in de toekomst analysesoftware of andere cookies gaan gebruiken, passen we deze verklaring aan en vragen we je eerst om toestemming wanneer dat nodig is.

Op onze website kunnen links staan naar andere websites, zoals Marktplaats of 2dehands. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de privacy van die websites.

We verkopen je gegevens nooit en we delen ze alleen als dat nodig is voor de doelen hierboven. We schakelen de volgende soorten partijen in. Met elke verwerker maken we afspraken over de beveiliging en het vertrouwelijke gebruik van gegevens, zoals de AVG vereist.

• Hosting: Railway Corporation, waar de website en de database draaien.
• E-mail: Resend, voor het versturen van bevestigingen, herinneringen en meldingen.
• AI: Anthropic, zoals beschreven in artikel 5.
• Boekhouding en belastingen: onze boekhouder of accountant en de Belastingdienst, voor zover de wet dat vereist.
• Autoriteiten: politie of justitie, als zij daar op grond van de wet om vragen, bijvoorbeeld bij een melding of onderzoek naar een gestolen fiets. Het inkoopregister kan daarbij worden ingezien.

Sommige partijen die we gebruiken (zoals Railway, Resend en Anthropic) kunnen gegevens verwerken in de Verenigde Staten. Dit gebeurt alleen op basis van een geldig doorgiftemechanisme uit de AVG, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen, zodat je gegevens ook daar passend beschermd zijn.

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor we ze verzamelen, tenzij de wet ons verplicht ze langer te bewaren.

• Afspraken en reserveringen: tot maximaal 12 maanden na de afspraak of reservering.
• Aanbiedingen die niet tot een koop leiden: tot maximaal 12 maanden na ons laatste contact, inclusief de foto's die je hebt geüpload.
• Inkoopregister: de periode die de wet voorschrijft voor handelaren in gebruikte goederen. Daarna verwijderen we de gegevens.
• Verkoopadministratie, facturen en btw-gegevens: 7 jaar, zoals de fiscale bewaarplicht voorschrijft.
• Garantiegegevens: tot het einde van de garantieperiode, plus 12 maanden voor eventuele vragen of klachten.
• E-mail en contactverzoeken: maximaal 24 maanden.
• Logbestanden van de server: een beperkte periode, volgens de instellingen van onze hostingpartij.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en onbevoegde toegang. Zo wordt al het verkeer met onze website versleuteld (https), is de beheeromgeving alleen toegankelijk met een persoonlijk account en wachtwoord, worden wachtwoorden versleuteld opgeslagen en krijgen medewerkers alleen toegang tot de gegevens die ze voor hun werk nodig hebben. Een monteur kan bijvoorbeeld geen financiële gegevens zien.

Heb je het idee dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of is er sprake van misbruik? Neem dan contact met ons op via info@heroesrefurbished.nl.

Bij een datalek dat risico's voor jou meebrengt, melden we dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, als dat nodig is, ook aan jou.

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

• Inzage: je mag vragen welke gegevens we van je hebben en hoe we ze gebruiken.
• Rectificatie: je mag onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.
• Verwijdering: je mag vragen je gegevens te wissen. Gegevens die we wettelijk moeten bewaren, zoals het inkoopregister en de administratie, kunnen we niet eerder verwijderen.
• Beperking: je mag vragen de verwerking tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld als je de juistheid betwist.
• Overdraagbaarheid: je mag je gegevens in een gangbaar formaat opvragen of laten overdragen.
• Bezwaar: je mag bezwaar maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang.
• Toestemming intrekken: als we gegevens verwerken op basis van je toestemming, mag je die altijd intrekken.

Stuur je verzoek via info@heroesrefurbished.nl. Om zeker te weten dat het verzoek van jou komt, kunnen we je vragen om je naam en contactgegevens te bevestigen die wij al van je hebben. We vragen daarvoor geen kopie van je legitimatiebewijs. We reageren zo snel mogelijk, in elk geval binnen één maand.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op, zodat we het samen kunnen oplossen. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

We nemen geen besluiten die jou raken uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking en we maken geen profielen van bezoekers. De maatadviseur en de AI-bodrange zijn hulpmiddelen; een medewerker beoordeelt altijd het resultaat.

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we nieuwe functies toevoegen of de wet verandert. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging. Bij ingrijpende wijzigingen laten we het je op een andere manier weten.